Wersja z dnia 22.09.2026 r.

1. Administrator danych

Administratorką danych osobowych jest Kinga Winnicka prowadząca działalność gospodarczą pod nazwą Kinga Winnicka Genealożka.pl, NIP 8982138602, REGON 545687319. Kontakt w sprawach danych osobowych pod adresem: info@genealozka.pl.

2. Po co przetwarzam dane i jak długo je przechowuję

• Odpowiedź na zapytanie i przygotowanie oferty – podstawą są działania przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Dane przechowuję do zakończenia korespondencji, a jeśli nie dojdzie do współpracy do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu.
• Realizacja zlecenia (poszukiwania, raporty, rozliczenia) – podstawą jest wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), przez czas jej trwania.
• Wyniki testów DNA i listy dopasowań – przetwarzam je wyłącznie na podstawie wyraźnej zgody (art. 9 ust. 1 i art. 9 ust. 2 lit. a RODO), do zakończenia projektu lub wycofania zgody. Potem usuwam pliki z danymi; zostaje wyłącznie raport.
• Faktury i dokumentacja podatkowa – obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO); 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.
• Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń – mój prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), do upływu terminów przedawnienia.
• Archiwum projektu (raport, drzewo, zebrane dokumenty) – prawnie uzasadniony interes, na wypadek kontynuacji poszukiwań lub pytań; pięć lat od zakończenia projektu, chyba że wcześniej otrzymam prośbę o usunięcie.
• Zanonimizowany opis projektu w dziale Przykłady – wyłącznie na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), do jej wycofania.

3. Dane osób trzecich

Poszukiwania genealogiczne z natury dotyczą także innych osób: krewnych Klienta, osób wymienionych w dokumentach oraz, w przypadku genealogii genetycznej, osób z list dopasowań DNA. Dane osób zmarłych nie podlegają RODO. Dane osób żyjących przetwarzam w minimalnym zakresie niezbędnym do realizacji zlecenia, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f), a dane z list dopasowań wyłącznie w zakresie, w jakim osoby te same udostępniły je w serwisach genealogicznych (art. 9 ust. 2 lit. e RODO – dane w sposób oczywisty upublicznione przez osobę, której dotyczą).

Z osobami z list dopasowań kontaktuję się wyłącznie wtedy, gdy jest to niezbędne dla wyniku poszukiwań, w uzgodnieniu z Klientem i w zakresie ograniczonym do informacji potrzebnych do ustalenia pokrewieństwa. Informacji o tych osobach nie przekazuję nikomu poza Klientem.

4. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane wyłącznie podmiotom, które wspierają mnie technicznie lub księgowo (biuro rachunkowe, bank), szczególnie dostawcy hostingu strony (poprzez formularz), Google (poczta Gmail i Dysk Google), Meta (WhatsApp, jeśli tą drogą się kontaktujemy), Anthropic (Claude), tj. narzędzie AI wykorzystywane pomocniczo do analizy danych genealogicznych i genetycznych, wyłącznie na danych pozbawionych identyfikatorów. Do narzędzi AI nie przekazuję surowych plików z danymi DNA.

Archiwom i instytucjom przekazuję dane tylko wtedy, gdy wymaga tego zlecona kwerenda i tylko za zgodą Klienta.

5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Korzystam z poczty Gmail i Dysku Google (Google Ireland Limited / Google LLC), komunikatora WhatsApp (Meta Platforms Ireland Limited), jeśli tą drogą prowadzimy kontakt, a także Claude (Anthropic PBC) – w zakresie opisanym w punkcie 4. Dostawcy ci mogą przetwarzać dane także poza EOG, w tym w USA. Podstawą przekazania jest decyzja Komisji Europejskiej z 10 lipca 2023 r. stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony danych w ramach EU-US Data Privacy Framework, a uzupełniająco standardowe klauzule umowne.

Wyników testów DNA, surowych danych genetycznych ani dokumentów dotyczących osób żyjących nie przesyłam przez komunikatory – wymieniamy je pocztą e-mail lub przez udostępniony folder.

6. Prawa osób, których dane dotyczą

Osoba, której dane dotyczą, ma prawo do: dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia, sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, a także do wycofania zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem). Osobie, której dane dotyczą. przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa).

7. Dobrowolność

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do odpowiedzi na zapytanie i zawarcia umowy. Podanie danych genetycznych jest całkowicie dobrowolne – bez nich nie jest jednak możliwa realizacja usług z zakresu genealogii genetycznej.

8. Brak profilowania

Nie podejmuję decyzji w sposób zautomatyzowany ani nie profiluję użytkowników.

9. Pliki cookies

Strona główna nie zapisuje plików cookies innych niż niezbędne do jej działania. Nie stosuję analityki, statystyk, narzędzi marketingowych ani osadzonych wtyczek społecznościowych (linki do Facebooka i Instagrama są odnośnikami).

Formularz kontaktowy chroniony jest przed spamem usługą Google reCAPTCHA (Google Ireland Limited). W związku z jej działaniem na podstronie z formularzem Google może zapisać na urządzeniu użytkownika własne pliki cookies z domeny google.com, m.in. SEARCH_SAMESITE (zabezpieczenie żądań kierowanych między witrynami) oraz __Secure-ENID (zapamiętywanie preferencji w usługach Google oraz analityka, okres przechowywania do 13 miesięcy). reCAPTCHA przetwarza również dane techniczne przeglądarki w celu odróżnienia zgłoszeń wysyłanych przez ludzi od automatycznych. Zasady te opisuje Google: https://policies.google.com/technologies/cookies oraz https://policies.google.com/privacy.

W każdej chwili użytkownik może usunąć pliki cookies lub zablokować ich zapisywanie w ustawieniach przeglądarki. Zablokowanie plików związanych z reCAPTCHA może uniemożliwić wysłanie formularza.

10. Zmiany polityki

O istotnych zmianach informuję na stronie. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem https://genealozka.pl/kontakt/#polityka-prywatnosci.